Lapas Magelang – Optimalkan pengelolaan arsip dokumen yang sewaktu-waktu dibutuhkan, Kepala Urusan Kepegawaian, lakukan penyusunan dan penataan arsip dengan rapi dan terstruktur.
Penyusunan ini dimulai dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan jenis dokumen, kemudian arsip dokumen disusun kedalam ordner/dosier dan diletakkan dengan rapi ke dalam rak di ruang penyimpanan Arsiparis.
Penataan arsip memegang peranan penting bagi kelancaran pelaksanaan tugas organisasi terutama pada Lapas Kelas IIA Magelang. Kumpulan arsip merupakan basis data dan sumber informasi terkait semua tahapan kegiatan yang telah dilakukan organisasi pada masa sebelumnya, yang bisa saja sangat diperlukan bagi organisasi pada saat ini atau masa mendatang. Oleh karena itu, perlu dilakukan dengan prosedur yang baik dan benar di dalam pengelolaan arsip untuk menjaga siklus arsip itu sendiri mulai dari tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya.
Arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga menjadi menurun. Selain itu, penataan arsip yang tidak baik dapat berakibat dalam pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses-proses kegiatan lain yang harus segera diselesaikan.
Kaur Kepegawaian, Sri Indriastuti menerangkan bahwa tujuan dilakukannya pengelolaan arsip ini guna Menjamin keselamatan dan keamanan arsip dokumen sebagai bukti pertanggungjawaban.
“Selain menjamin dan keselamatan arsip dokumen pengelolaan ini juga bertujuan mempermudah pencarian arsip dokumen yang sewaktu-waktu diperlukan,” tambahnya.